Der Kanton Bern hat den Weg Richtung digitale Verwaltung eingeschlagen. Dabei versprechen viele kleine Schritte mehr Erfolg als Sprünge mit Siebenmeilenstiefeln. Denn bei der digitalen Transformation geht es nicht allein um Technologie.
Was assoziieren Sie mit dem Begriff «digitale Transformation»? Vielleicht denken Sie spontan an digitale Produkte oder Dienstleistungen. Etwa an eine Bezahl-App, Streaming-Dienste oder Online-Shopping. Sehr wahrscheinlich kommt Ihnen aber nicht als Erstes Agilität in den Sinn. Was sie bedeutet und was sie mit der digitalen Transformation zu tun hat, erfahren Sie später. Zunächst sei festgestellt: Die digitale Transformation wirkt sich auf sämtliche Lebensbereiche aus, also auch darauf, wie wir (zusammen-)arbeiten. Die Arbeitsmittel verändern sich ebenso wie die Vorgehensweisen.
Einfacherer Kontakt mit dem Kanton
Auch der Kanton Bern ist auf dem Weg der digitalen Transformation. Sie ist eines der fünf strategischen Ziele, die in den Richtlinien des Regierungsrats – dem Engagement 2030 – festgehalten sind. Konkret geht es darum, der Bevölkerung und der Wirtschaft durchgehende digitale Dienstleistungen anzubieten. Dank der digitalen Verwaltung wird der Kontakt mit dem Kanton einfacher. Was bedeutet dies für die Mitarbeitenden der Kantonsverwaltung? «Die digitale Transformation bringt nicht nur neue Technologien und Anwendungen mit sich, sondern auch neue oder anders gestaltete Formen der Zusammenarbeit und des Projektmanagements», sagt Stephan Wechlin, Fachspezialist Personalentwicklung beim Personalamt. Zwar stehe die Transformation erst am Anfang, auf lange Sicht würden sich Tätigkeiten jedoch verändern und neue Berufe würden entstehen. Wechlin: «Die digitale Transformation tangiert alle Mitarbeitenden, einfach mit unterschiedlicher Intensität und Relevanz.»
Das Personalamt unterstützt die Mitarbeitenden in diesem Veränderungsprozess. Es hat ein Impulsprogramm ins Leben gerufen, das sieben Angebote umfasst (siehe Kasten «Lernangebote Digitale Verwaltung »). Sie bilden die Basis, um die digitale Transformation zu verstehen und vor allem um die Chancen, die sie eröffnen, zu erkennen und zu nutzen. Daneben bietet das Amt für Informatik und Organisation einen Ausbildungskatalog an, bei dem es um Agilität geht (siehe Kasten «Ausbildungskatalog Agilität»).
Anpassungsfähig sein in einer sich wandelnden Welt
Der Begriff Agilität bedeutet auch Beweglichkeit. Er stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung. Agilität ist die Fähigkeit von einzelnen Personen, Teams und Organisationen, sich einem komplexen und dynamischen Umfeld anpassen zu können und angemessen zu handeln. Sie ist somit eine der grundlegenden Fähigkeiten, um die digitale Transformation aktiv anzugehen und mitzugestalten. Denn digitale Transformation bedeutet: Dynamik, Wandel, Vielschichtigkeit. Ein Beispiel dafür ist das Handy, das sich innerhalb weniger Jahre vom tragbaren Telefon zum digitalen Alleskönner, dem Smartphone, entwickelt hat. Ein weiteres Beispiel ist die stete Zunahme der verfügbaren Daten. Sie können «smart» verknüpft und für neue Dienstleistungen genutzt werden.
Lernen dank frühzeitigen Rückmeldungen
Digitale Technologien zeichnen sich dadurch aus, dass sie agil entwickelt werden. Sie werden früh an Kundinnen und Kunden geliefert und durch deren Rückmeldung nach kurzer Zeit verbessert. Mit diesem sogenannten iterativen Vorgehen nähert man sich schrittweise der Lösung. Dabei rückt die Sicht der Kundinnen und Kunden stärker ins Zentrum. Die Überlegung dahinter ist, dass Anforderungen und Wünsche der Anwenderinnen und Anwender erst dann wirklich bekannt sind, wenn sie das Produkt nutzen. Ihre Rückmeldungen – beispielsweise zu einer App – sind für die Produktentwicklung viel nützlicher als detaillierte Beschreibungen zu den Anforderungen, bevor die App überhaupt entwickelt wird. Mit einer raschen Veröffentlichung und den darauffolgenden Rückmeldungen sehen die Entwickler der App frühzeitig, ob sie auf dem richtigen Weg sind oder aber die Richtung ändern müssen. Sie handeln dadurch agil.
Probleme effektiver lösen
In der Kantonsverwaltung wird Agilität erst punktuell angewendet, beispielsweise in der Softwareentwicklung der Steuerverwaltung. «Zehn Teams funktionieren nach agilen Grundsätzen», sagt Pascal van Gelderen, Leiter ICT Applikationen und Systeme bei der Steuerverwaltung. Mit dem Projekt agile@SV werden folgende Ziele verfolgt:
- bessere Zusammenarbeit von Fachabteilung und IT
- kürzere Durchlaufzeiten und damit schnellere Ergebnisse
- höhere Effizienz dank einem gezielten Fokus auf die Themen mit dem höchsten Mehrwert
- bessere Qualität der Software
- grössere Transparenz bezüglich aktueller Themen und Zeitpunkten der Umsetzung
Agilität ist somit kein Selbstzweck, sondern ein Mittel, um Herausforderungen besser zu meistern. Im Vergleich zu früher, als die Mitarbeitenden sich tendenziell nur um ihr Fachgebiet gekümmert haben, gibt es nun fachübergreifende Teams. «In der Softwareentwicklung der Steuerverwaltung bestehen die Teams aus IT-Fachleuten, Steuerfachexpertinnen und -experten sowie Entwicklern unserer Softwarepartner», erklärt van Gelderen. «Dabei nehmen sie unterschiedliche Rollen wahr, übernehmen die Verantwortung für das Produkt und treffen eigenständig Entscheidungen.»
Neues Führungsverständnis
Durch die Umstellung auf die agile Arbeitsweise ändert sich ebenso die Art der Führung. «Fachpersonen wissen besser, was zu tun ist, als eine Führungsperson. Dadurch werden Entscheidungswege kürzer, und Führungspersonen übernehmen die Rolle eines Coaches», sagt van Gelderen. Die Begleitung und Entwicklung der Mitarbeitenden ist somit die zentrale Aufgabe im Führungsverständnis der Agilität. «Agiles Arbeiten ist immer nur so gut, wie die Rahmenbedingungen und die Unternehmenskultur es zulassen», betont van Gelderen, der auch andere Organisationseinheiten innerhalb der Steuerverwaltung dabei unterstützt, erste Schritte in Richtung Agilität zu unternehmen.
Eine gemeinsame Reise
«Die Agilität nur auf die IT zu beschränken, wäre falsch», sagt van Gelderen. Agiles Arbeiten könne in ganz vielen Berufen und Bereichen eingesetzt werden. Ein wichtiger Bestandteil der Agilität ist, dass die Teams selber Verantwortung übernehmen und Entscheide fällen. Die Grundlage dafür ist, dass man dieselben Werte teilt. Offenheit und Vertrauen sind das A und O. Das gilt sowohl für das Team als auch für die Führungsperson. «Wir versuchen, Werte wie Transparenz, Mut und Fokussierung aktiv zu leben und damit unsere Arbeit laufend zu verbessern», sagt van Gelderen. Das passiere nicht von heute auf morgen, aber es sei eine spannende, gemeinsame Reise. «Ich kann nur jedem empfehlen: Probieren Sie es aus!»
Philippe Blatter