Le canton de Berne a résolument mis le cap sur l’administration numérique. Dans ce domaine, il est toutefois préférable d’avancer progressivement, sans chercher à brûler les étapes. Car la transformation numérique n’est pas qu’une affaire de technologie.
Que vous évoque l’expression « transformation numérique » ? Peut-être pensez-vous à des produits ou des services numériques, comme une application de paiement, une plateforme d’achat en ligne ou des services de streaming ? Il est moins probable que le terme « agilité » vous vienne spontanément à l’esprit. Si vous ignorez le sens de ce mot dans son acception moderne et son lien avec la transformation numérique, vous en saurez plus en lisant cet article. Mais intéressons-nous tout d’abord à la transformation numérique, qui aura des répercussions sur tous les domaines de notre vie. Autrement dit, notre manière de travailler (ensemble), nos outils de travail et nos procédures.
Un contact simplifié avec l’administration cantonale
Le canton de Berne a lui aussi entamé sa mue numérique. La transformation numérique figure d’ailleurs parmi ses cinq objectifs stratégiques, définis dans le programme gouvernemental de législature 2023-2026 intitulé « Engagement 2030 ». Concrètement, il s’agit de proposer à la population et à l’économie des services entièrement numériques afin de faciliter les contacts entre le canton et les citoyens. Mais quelles sont les implications de cette orientation pour le personnel de l’administration cantonale ? « La transformation numérique ouvre la voie à des technologies et applications nouvelles. Elle instaure aussi des formes de collaboration et de gestion de projets inédites », explique Stephan Wechlin, spécialiste du développement du personnel au sein de l’Office du personnel. Pour lui, nous ne sommes qu’aux prémices de la transformation, qui promet de modifier à long terme nombre d’activités et de donner naissance à de nouvelles professions. « La transition numérique touchera l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs, mais à des degrés divers. »
L’Office du personnel va soutenir les collaboratrices et collaborateurs tout au long de ce processus. Il a d’ailleurs créé un programme d’impulsion qui regroupe sept offres (voir encadré « Offres de formation dans le domaine de l’administration numérique »). Elles visent à fournir à chacun le bagage nécessaire pour comprendre les enjeux de la transformation numérique et surtout être capable de saisir et d’exploiter les opportunités qu’elle recèle. Par ailleurs, l’Office d’informatique et d’organisation (OIO) propose un catalogue de formations qui font la part belle à l’agilité (voir encadré « Catalogue de formations sur l’agilité »).
Savoir s’adapter dans un monde en perpétuelle mutation
Dans son acception moderne, le terme « agilité » est issu du domaine informatique, plus spécifiquement du développement de logiciels. Il décrit la capacité d’individus, d’équipes et d’organisations à s’adapter et à agir de manière appropriée dans un univers dynamique et complexe. Il s’agit par conséquent d’une aptitude fondamentale à acquérir pour aborder la transformation numérique et y contribuer activement. Car cette transition est synonyme de dynamisme, de changement et de polyvalence. Pour illustrer ce propos, prenons l’exemple du téléphone mobile qui, de simple appareil portable qu’il était encore il y a peu, s’est mué en un outil numérique intelligent et multitâches – le smartphone. Ou encore celui du volume croissant des données disponibles qui, associées intelligemment, peuvent servir à de nouveaux services.
Tirer un enseignement des premiers retours de la clientèle
Les technologies numériques présentent la particularité d’être développées de manière agile. Rapidement mises à la disposition de la clientèle, elles sont améliorées au fur et à mesure des retours et commentaires de celle-ci. Ce processus itératif permet de s’approcher progressivement de la meilleure solution et les avis des utilisatrices et utilisateurs sont davantage pris en compte. Cette approche repose sur l’idée que leurs souhaits et leurs attentes ne peuvent réellement être déterminés que s’ils utilisent déjà le produit. Pour développer une application, par exemple, les avis des utilisateurs sont bien plus pertinents et profitables que la description théorique des attentes de la clientèle avant que l’application ne soit conçue. En lançant rapidement l’appli et en l’adaptant au fur et à mesure des retours des utilisateurs, les développeurs comprennent vite s’ils sont sur la bonne voie ou s’ils doivent changer de cap. Ils font ainsi preuve d’agilité.
Résoudre les problèmes avec plus d’efficacité
Pour l’heure, l’administration cantonale n’applique les principes de l’agilité que dans certains domaines, notamment pour le développement des logiciels de l’Intendance des impôts. « Dix équipes travaillent selon les principes de l’agilité », explique Pascal van Gelderen, responsable des applications et systèmes TIC auprès de l’Intendance des impôts. Le projet agile@SV vise les objectifs suivants:
- Améliorer la collaboration entre les services spécialisés et l’informatique
- Raccourcir les délais et obtenir ainsi des résultats plus rapidement
- Accroître l’efficience en ciblant les thèmes présentant la plus haute valeur ajoutée
- Améliorer la qualité des logiciels
- Accroître la transparence concernant les thèmes d’actualité et les dates de réalisation
L’agilité n’est donc pas un but en soi, mais un moyen de mieux relever les défis. Si, auparavant, chacun avait tendance à ne s’occuper que de son domaine de spécialisation, l’heure est désormais aux équipes pluridisciplinaires. « Pour le développement de logiciels destinés à l’Intendance des impôts, il existe des équipes comprenant des spécialistes de l’informatique et de la fiscalité, mais aussi des développeurs de nos partenaires informatiques », explique Pascal van Gelderen. « Ils jouent différents rôles, assument la responsabilité du produit et prennent des décisions en toute indépendance. »
Nouvelle compréhension de la fonction d’encadrement
L’adoption de méthodes de travail agiles modifie aussi le mode d’encadrement. « Les spécialistes savent mieux qu’un cadre ce qu’il convient de faire. Les voies décisionnelles sont donc raccourcies, et les responsables assument davantage le rôle de coach », ajoute Pascal van Gelderen. Dans un contexte agile, un rôle central est ainsi dévolu au suivi et à la formation. « La qualité du travail agile dépend des conditions-cadres et de la culture d’entreprise », souligne M. van Gelderen, qui aide également d’autres unités d’organisation au sein de l’Intendance des impôts à s’engager dans cette voie.
Cheminer ensemble
« Limiter le principe de l’agilité aux services informatiques serait une erreur », affirme Pascal van Gelderen. Les méthodes agiles peuvent être mises à profit dans bien des professions et domaines. L’un des principes essentiels de l’agilité réside dans le fait que les équipes prennent des décisions et assument elles-mêmes leurs responsabilités. Cette approche nécessite que toutes les parties prenantes partagent les mêmes valeurs. La franchise et la confiance sont indispensables, tant pour les équipes que pour les cadres. « Nous nous efforçons de défendre des valeurs telles que la transparence, le courage et la détermination, afin d’améliorer en permanence notre travail », poursuit Pascal van Gelderen. Mais ce changement n’intervient pas du jour au lendemain. C’est un cheminement passionnant, que l’on entreprend ensemble. « Je recommande à tout le monde de se lancer ! »
Philippe Blatter