Im kommenden Jahr wird die neuste Version des kantonalen PC-Arbeitsplatzes (KWP 10) flächendeckend eingeführt. Die wesentlichen Änderungen sind die Einführung der Microsoft-365-Applikationen sowie die Virtualisierung der Arbeitsumgebung. «BEinfo» beantwortet im Vorfeld der Umstellung die wichtigsten Fragen rund um das Programm work@BE, das die Einführung des KWP 10 verantwortet.
Weshalb work@BE?
Die technische Entwicklung der letzten Jahre zeigt, dass immer mehr Applikationen nur noch als Cloud-Lösung angeboten oder weiterentwickelt werden. Die Kantonsverwaltung muss sich auf diese Entwicklung einstellen. Mit dem neuen KWP 10 schafft der Kanton das Fundament zur weiteren Digitalisierung der Verwaltung und ist so auch für künftige Technologien und Einsatzmöglichkeiten gerüstet.
Was ändert sich konkret?
Der neue PC-Arbeitsplatz ist als «virtueller Arbeitsplatz» konzipiert. Das bedeutet, dass die einzelnen Programme nicht mehr direkt auf dem physischen Gerät installiert werden müssen. Laptop, PC, Tablet oder Handy dienen nur noch als Zugang zu dieser virtuellen Arbeitsumgebung. Damit ist es künftig möglich, auch ohne ein kantonales Arbeitsgerät und unabhängig vom Standort zu arbeiten. Die heutige Microsoft-Office-Palette (2016) wird zudem durch Microsoft 365 abgelöst. Damit wird auch Microsoft Teams eingeführt, das Skype for Business ablöst und neben der Möglichkeit zu telefonieren und Meetings abzuhalten auch ein einfacheres kollaboratives Arbeiten ermöglicht.
Was bleibt gleich?
Der vom Kanton bereitgestellte Laptop und das darauf installierte Betriebssystem Windows 10 bleiben im Einsatz. Auch die zahlreichen Fach- und Konzernapplikationen bleiben bestehen. Ebenfalls unverändert bleibt die Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten in BE-GEVER, und die Supportprozesse und Ansprechpartner bleiben gleich.
Ist der Datenschutz gewährleistet?
Um den Datenschutz auch in der Cloud sicherzustellen, gab es während der Entwicklung des neuen KWP 10 einen engen Austausch mit der kantonalen Datenschutzaufsichtsstelle. Die verbleibenden Restrisiken wurden durch den Regierungsrat akzeptiert und werden mit umfassenden Sicherheitsmassnahmen auf ein Minimum reduziert. Die allermeisten Daten der Verwaltung bleiben im kantonseigenen Rechenzentrum der Bedag Informatik AG, so etwa die grossen Datensammlungen mit Steuer-, Bevölkerungs- und Gesundheitsdaten sowie die E-Mails der Verwaltung. Die verwaltungsinterne Zusammenarbeit (Chat, Telefonie, Videokonferenz, Dateiaustausch) erfolgt künftig über die Microsoft-365-Cloud. Das Arbeiten an Dokumenten erfordert somit eine korrekte Klassifizierung durch die Endanwenderinnen und Endanwender. Damit wird sichergestellt, dass nur Dokumente, die bspw. über keine besonders schützenswerten Personendaten verfügen, in Microsoft 365 erarbeitet und gespeichert werden dürfen.
Werde ich für KWP 10 geschult?
Die Einführung von KWP 10 wird mittels eines dreistufigen Schulungsangebots begleitet. Ein erstes Kennenlernen des Systems ist durch Onlinekurse (Web Based Trainings) vorgesehen. So kann sich jede und jeder für sich allein und in seinem eigenen Arbeitstempo Basiswissen aneignen. Anschliessend wird ein vertieftes Wissen mittels Webinaren vermittelt. Danach geht es darum, das Gelernte anzuwenden und weiter zu vertiefen. Dies soll mit dem Austausch im Rahmen von Sprechstunden und mit Champions sichergestellt werden. Champions sind Arbeitskolleginnen und -kollegen, die darauf vorbereitet und geschult werden, andere bei der Nutzung des KWP 10 zu unterstützen. Jede Direktion entscheidet, ob sie Champions einsetzen will.
Wann wird mein PC-Arbeitsplatz umgestellt?
Ab Frühjahr 2024 werden schrittweise alle Direktionen bis Ende 2024 auf den neuen KWP 10 umgestellt. Die folgende Tabelle zeigt die aktuelle Planung, wobei Änderungen möglich sind.
Welche Erfahrungen wurden bereits mit der Umstellung auf KWP 10 gemacht?
Rund 100 Personen arbeiten bereits mit KWP 10. Darunter sind Mitarbeitende des KAIO und des Generalsekretariats der GSI. Die ersten Umstellungen von KWP6 auf KWP10 waren grundsätzlich erfolgreich. Gestützt auf diese Erfahrungen werden bis zum Start der verwaltungsweiten Einführung Verbesserungen vorgenommen. Damit sollte ein optimaler Start im Frühjahr 2024 gewährleistet sein.
Rückmeldungen von Mitarbeitenden, die KWP 10 nutzen:
- «Die Umstellung auf den KWP10 hat tadellos geklappt. Ich schätze die einfachere Zusammenarbeit mit externen Stellen dank Microsoft Teams sowie die geräteunabhängigen Zugänge zu meinem PC-Arbeitsplatz.» Daniel Siegenthaler – KAIO
- «Mit Microsoft Teams steht uns ein modernes Werkzeug zur Verfügung, mit dem wir besser kommunizieren und zusammenarbeiten können.» Beat Schweizer – KAIO
- «Die neue PC-Arbeitsumgebung ermöglicht mir eine unterbruchsfreie Arbeitsweise von einem Kantons-PC zu meinen Privatgeräten im Homeoffice.» Lukas Furer – KAIO
- «Bei der Umstellung als Prepilot-Teilnehmer klappte noch nicht alles auf Anhieb. Durch viele konstruktive Gespräche mit den Fachspezialisten konnten aber Lösungen gefunden werden. Es sind noch nicht ganz alle «Stolpersteine» beseitigt, aber ich bin zuversichtlich, dass auch zu diesen eine Lösung bis zum Start der Rollouts im März 2024 gefunden wird.» Laurent Ritter – GSI-GS
Weitere Fragen und Antworten zu work@BE finden Sie in den FAQ (Häufig gestellte Fragen)
Lukas Reinhardt
Veröffentlicht am 18.12.2023