Zum Jahreswechsel löst der Kanton Bern sein Personalinformationssystem ab und wechselt von PERSISKA auf SAP. Diese Umstellung hat für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kantonsverwaltung eine Reihe von Neuerungen zur Folge. Auch das Finanzinformationssystem FIS wird mit SAP abgelöst.
Wenn Sie sich Ihre Lohnabrechnungen anschauen möchten, dem Personaldienst Ihre neue Adresse mitteilen, nach der Geburt Ihres Kindes Familienzulagen beantragen oder eine eingehende Rechnung weiterbearbeiten möchten, Sie werden merken, dass sich etwas geändert hat. Denn ab dem 3. Januar löst der Kanton Bern sein Personal- und Finanzinformationssystem ab und wechselt von PERSISKA respektive FIS auf SAP. Die Neuerungen betreffen vor allem Arbeitsschritte in den Finanz- und Controllingbereichen sowie Personalprozesse in der gesamtkantonalen Verwaltung. Auch die Schulleitungen werden für die Pensenmeldungen der Lehrkräfte neu mit SAP arbeiten. Die Kantonspolizei und das Amt für Informatik und Organisation werden gewisse Arbeiten im Bereich der Logistik, Beschaffung und Instandhaltung künftig ebenfalls via SAP abwickeln.
Durch die Überführung der Supportprozesse auf SAP wird eine neue Arbeitsumgebung für die Mitarbeitenden geschaffen.
Cockpit mit Themenkacheln
Was aber ändert sich konkret in Ihrem Arbeitsalltag?
Wenn Sie an einem KWP-Arbeitsplatz tätig sind oder bei der KAPO arbeiten, erhalten Sie Zugriff auf ein «Employee Self Services»-Portal (ESS). Es ist ein Cockpit mit Themenkacheln und es berechtigt Sie, künftig folgende Tätigkeiten selbstständig auszuführen:
- bei einem Umzug Ihre neue Wohnadresse erfassen
- Angaben zur Zahlungsverbindung (Bankverbindung) mutieren
- bei Bedarf private Telefonnummern und E-Mail-Adressen vermerken
- bei Geburt eines Kindes Familien- und Betreuungszulagen beantragen
- eine Verlängerung der Sozialzulagen melden und Ausbildungsbestätigungen übermitteln
- lückenlos Ihre Gehaltsabrechnungen elektronisch abfragen
- Unfallmeldungen erfassen
Vorgesetzte haben zusätzlich Zugriff auf die Manager Self Services (MSS). Dort können sie einfache Reports zu ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erstellen und haben Einsicht in für sie freigegebene Dokumente der Personaldossiers. Aufgrund der Migrationsarbeiten werden die Dokumente im Personaldossier spätestens ab Ende Januar zur Verfügung stehen.
Den Link für den Zugang zu diesem Portal erhalten die Berechtigten im Januar per E-Mail.
Mitarbeitende ohne KWP-Arbeitsplatz erhalten die Gehaltsabrechnungen wie bisher per Post zugestellt.
Neue Gehaltsabrechnung und nur noch zwei Auszahlungsläufe
Mit der Umstellung auf SAP wird die Gehaltsabrechnung ab Januar ein neues Layout haben, die Inhalte bleiben gleich. Es ändern aber diverse Begrifflichkeiten: So heisst die Personalnummer neu Personen-ID und die Anstellungsnummer ist die PersNr (Personalnummer).
Neu wird die Gehaltsabrechnung nicht mehr pro Anstellung, sondern pro Person und Arbeitgeber erstellt. Hat eine Person mehrere Anstellungen, werden diese künftig auf einer Gehaltsabrechnung zusammengefasst. Die Gehaltsauszahlung erfolgt künftig zweimal pro Monat. Mitarbeitende im Monatslohn erhalten ihre Auszahlung um den 25. des Monats. Sollten sich nach der ersten Abrechnung Änderungen ergeben, erfolgt die Auszahlung im nächsten Auszahlungslauf mit einer neuen Gehaltsabrechnung. Die Gehaltsauszahlung für Mitarbeitende im Stundenlohn erfolgt jeweils um den 12. des Folgemonats.
Alle Rechnungen werden digital verarbeitet
Beim Kanton Bern gehen jährlich rund 300’000 Lieferantenrechnungen ein. Mit der Einführung von SAP erhält die Verwaltung ab Januar 2023 eine digitale Verarbeitungslösung für diese eingehenden Rechnungen. Neu treffen sie über einen zentralen Rechnungseingang ein. Dort werden sie digitalisiert, automatisch in SAP vorerfasst und dann anhand eines einheitlichen Prozessablaufs von den Mitarbeitenden direkt in SAP verarbeitet und zur Zahlung freigegeben. Dadurch entfallen Vorarbeiten und der Kreditorenprozess wird vereinfacht.
Weitere Informationen zum Projekt rund um die SAP-Einführung finden Sie im Intranet .
PA/KomBE