Au 1er janvier 2023, le canton opérera un double changement informatique : PERSISKA, qui servait à la gestion du personnel, et FIS, qui traitait les informations financières, seront remplacés par SAP. Cette mutation entraînera une série de nouveautés pour le personnel cantonal.
À compter du 3 janvier 2023, au moment de consulter vos fiches de salaire, de communiquer votre nouvelle adresse au service du personnel, de demander des allocations familiales après la naissance de votre enfant ou de traiter une facture entrante, vous verrez vite que quelque chose a changé : au revoir PERSISKA et FIS, bonjour SAP ! Et ce pour tout le canton. Si les nouveautés concernent surtout les flux de travail dans le domaine des finances et du controlling ainsi que la gestion du personnel dans toute l’administration cantonale, les directions d’école passeront également à SAP pour annoncer les taux d’activité du corps enseignant. De même, la Police cantonale et l’Office d’informatique et d’organisation utiliseront SAP pour effectuer certaines tâches en lien avec la logistique, l’approvisionnement et la maintenance. Suite au transfert des processus d’assistance technique vers SAP, le personnel cantonal disposera d’un nouvel environnement de travail.
Tableau de bord organisé par thématiques
Concrètement, qu’est-ce qui changera pour vous ?
Si vous travaillez à un poste de travail cantonal (PTC) ou à la POCA, vous aurez accès au portail « Employee Self Services » (ESS), un tableau de bord organisé par thématiques avec lequel vous pourrez effectuer les tâches suivantes :
- saisir votre nouvelle adresse en cas de déménagement ;
- modifier vos coordonnées bancaires ;
- noter si nécessaire vos numéros de téléphone et courriels privés ;
- demander des allocations familiales et des allocations d’entretien à la naissance d’un enfant ;
- annoncer une prolongation des allocations sociales ;
- transmettre des attestations de formation ;
- consulter vos décomptes de traitement ;
- enregistrer une déclaration d’accident.
Les personnes exerçant une fonction hiérarchique pourront en outre accéder au portail « Manager Self Services » (MSS), où il leur sera possible de rédiger des rapports succincts sur le personnel subordonné et de consulter les documents auxquels elles ont le droit d’accéder dans les dossiers du personnel. En raison du déroulement de la migration des données, ces documents seront disponibles fin janvier au plus tard. Les ayants droit recevront le lien d’accès à ce portail par courriel en janvier.
Les agentes et agents cantonaux sans PTC continueront de recevoir leurs décomptes de traitement par la poste.
Nouveau décompte de traitement et seulement deux cycles de paiement
Suite au passage à SAP, le décompte de traitement se présentera différemment, mais les informations qui y figurent resteront les mêmes. À noter deux changements d’ordre terminologique : le numéro de personnel s’appellera numéro d’identification personnel et le numéro d’engagement deviendra le numéro de personnel.
Le nouveau décompte de traitement ne sera plus établi par emploi, mais par personne et par employeur. Ainsi, en cas de cumul d’emplois, ceux-ci seront regroupés sur un seul décompte. Quant aux salaires, ils seront versés à deux dates par mois. Le personnel cantonal touchant un salaire mensualisé le recevra vers le 25 du mois. En cas de modification après ce premier décompte, la régularisation sera effectuée lors du cycle de paiement suivant et un nouveau décompte sera établi. Pour le personnel cantonal rémunéré à l’heure, les salaires seront versés le 12 du mois suivant.
Numérisation de toutes les factures
Chaque année, le canton reçoit quelque 300 000 factures. Grâce à SAP, l’administration pourra les traiter de manière électronique dès janvier 2023. Les factures seront réceptionnées par une centrale, où elles seront numérisées et préenregistrées automatiquement dans SAP avant d’être traitées puis validées pour paiement. Ce flux uniformisé a l’avantage d’éviter les travaux préparatoires et de simplifier le traitement des créanciers.
Vous trouverez de plus amples informations concernant l’introduction de SAP sur l’intranet.
OP/ComBE