Bei der Arbeit fallen verschiedene Auslagen an. «BEinfo» hat die Spesenregelung der Kantonsverwaltung unter die Lupe genommen und zeigt, wofür Ansprüche bestehen.
Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Angestellten Auslagen zu ersetzen, die bei der Erfüllung ihrer Arbeit entstanden sind. Dieser Grundsatz ist im Obligationenrecht und dem Personalgesetz des Kantons festgehalten. Doch nicht alle Angestellten dürfen dieselben Spesen geltend machen.
Ein zentrales Spesenreglement gibt es beim Kanton nicht, da Direktionen und Ämter zahlreiche berufsbedingte Spezialitäten kennen und ihre Spesen dezentral geregelt haben. Für die drei Themenbereiche Verpflegung, Unterkunft und Fahrkosten gibt es aber allgemeingültige Regeln in der Personalverordnung bzw. im Regierungsratsbeschluss betreffend Festsetzung der Gehälter, Entschädigungen und des Wertes der Naturalien für das Kantonspersonal.
Verpflegung
Für ein Mittagessen ist eine Entschädigung von maximal 24 Franken vorgesehen. Eine Entschädigung für ein Mittagessen wird aber nur ausbezahlt, wenn die Verpflegungskosten aus dienstlichen Gründen entstanden sind. Ein dienstlicher Grund liegt unter anderem vor, wenn die Arbeitsleistung ausserhalb von Büroräumlichkeiten des Kantons erbracht wird und eine Rückkehr an den Arbeits- oder Wohnort für die Einnahme des Mittagessens nicht sinnvoll ist. Wird die Arbeitsleistung am Arbeitsort erbracht, wird das Mittagessen entschädigt, sofern bestimmte Kriterien erfüllt sind. Eine Entschädigung wird beispielsweise dann ausgerichtet, wenn die Einnahme des Mittagessens im Rahmen einer ganztägigen Veranstaltung mit verwaltungsexternen Personen erfolgt und von der vorgesetzten Person genehmigt wurde.
Unterkunft
Auch für dienstlich bedingte Übernachtungen dürfen Spesen geltend gemacht werden. Dabei haben Kantonsangestellte Anspruch auf eine Mittelklasseunterkunft, was grundsätzlich einem Hotel mit einer Drei-Sterne-Klassifizierung entspricht. Als Richtpreise gelten für Einzelzimmer in der Regel 120 bis 150 Franken und für Doppelzimmer 180 bis 210 Franken, Frühstück inklusive.
Fahrkosten
Wer für die Arbeit reisen muss, sollte grundsätzlich mit Zug, Bus oder Tram unterwegs sein. Absolvieren Mitarbeitende die Dienstfahrt mit den öffentlichen Verkehrsmitteln, werden die vollen Spesen entschädigt, ungeachtet dessen, ob sie im Besitz eines privaten Monats-, Jahres-, Halbtax- oder Generalabonnements sind. Die Anstellungsbehörde kann die Kosten für Abonnemente ganz oder teilweise übernehmen, wenn die Fahrkosten dadurch herabgesetzt werden können. Mitarbeitende in den Gehaltsklassen 19 bis 30 haben bei Fahrten mit dem Zug Anspruch auf ein Ticket der ersten Klasse. Werden sie von Mitarbeitenden in tieferen Gehaltsklassen begleitet, haben diese ebenfalls einen Anspruch auf ein Ticket der ersten Klasse.
Wer mit dem privaten Auto unterwegs ist, kann nur Spesen geltend machen, wenn erheblich Zeit oder Kosten eingespart werden können. Der Einsatz von privaten Fahrzeugen muss zudem vorgängig bewilligt werden. Die Entschädigung für dienstliche Fahrten mit dem privaten Auto wird einheitlich auf 70 Rappen pro Kilometer festgelegt (ab einer jährlichen Fahrleistung von mehr als 9000 Kilometer 60 Rappen pro Kilometer).
Auch Dienstfahrten mit dem privaten E-Bike, Mofa, Scooter oder Motorrad können als Spesen abgerechnet werden. Bei E-Bike-Fahrten wird der zurückgelegte Kilometer beispielsweise mit 20 Rappen gutgeschrieben.
Text: Lukas Reinhardt
Bild: Unsplash
Veröffentlicht am: 29.2.2024
Spesen im Personalgesetz und der Personalverordnung
Die zulässige Praxis im Umgang mit Spesen ist im Kanton Bern über das Personalgesetz (PG) und die Personalverordnung (PV) geregelt. Die Wissensdatenbank des Personalamtes gibt einen guten Überblick. In dem jährlich aktualisierten Regierungsratsbeschluss betreffend Festsetzung der Gehälter, Entschädigungen und des Wertes der Naturalien für das Kantonspersonal werden die geltenden Höchstbeträge definiert.
Direktionen und Ämter kennen zahlreiche berufsbedingte Spezialfälle, welche in eigenen Spesen-Reglementen geregelt sind.