L’activité professionnelle peut nous amener à engager diverses dépenses. «BEinfo» a décortiqué le système d’indemnisation des frais de l’administration cantonale pour vous présenter les situations donnant droit à un défraiement.
Le code des obligations et la loi bernoise sur le personnel imposent à l’employeur de rembourser aux employés les frais occasionnés par l’accomplissement de leur travail. Reste que les frais pouvant être indemnisés ne sont pas les mêmes pour tous les collaborateurs et les collaboratrices.
Au canton, il n’y pas de règlement central pour l’indemnisation des frais. Cette absence d’harmonisation s’explique par de nombreux cas particuliers liés à l’activité professionnelle au sein des Directions ou des offices. En ce qui concerne les repas, le logement et les déplacements, en revanche, on trouve des règles communes dans l’ordonnance sur le personnel et dans l’arrêté du Conseil-exécutif sur la fixation des traitements, des indemnités et de la valeur des prestations en nature servies au personnel cantonal.
Repas
L’indemnité est de 24 francs au maximum pour le repas de midi. Elle est versée seulement si le repas est justifié par des raisons de service, notamment lorsque le travail est effectué en dehors des locaux de l’administration cantonale et qu’un retour au lieu de travail ou au domicile pour se sustenter constitue une perte de temps. Si le travail est effectué sur le lieu de travail, le repas n’est remboursé qu’à condition de respecter certains critères: il faut par exemple que le repas soit pris dans le cadre d’une rencontre d’une journée entière avec des personnes extérieures à l’administration et qu’il ait été autorisé par la ou le responsable hiérarchique.
Logement
Lorsqu’un membre du personnel cantonal passe la nuit à l’hôtel pour des raisons de service, il peut également se faire rembourser sa nuitée sur la base d’un hébergement de classe moyenne (hôtel trois étoiles). Les prix indicatifs tournent autour de 120 à 150 francs pour une chambre simple et de 180 à 210 francs pour une chambre double, petit-déjeuner compris.
Déplacements
Pour ce qui est des déplacements professionnels, les trajets doivent en principe être effectués par le train, le bus ou le tram. L’utilisation des transports publics donne droit au remboursement de l’intégralité des frais de transport, quel que soit l’abonnement (mensuel, annuel, demi-tarif, général). L’autorité d’engagement peut prendre à sa charge une partie ou la totalité du prix de l’abonnement si cela fait baisser les frais de transport. Les collaboratrices et les collaborateurs des classes de traitement 19 à 30 qui voyagent en train ont droit à un billet première classe, de même que leurs collègues qui les accompagnent, quelle que soit leur classe de traitement.
Quant aux personnes qui utilisent leur véhicule privé pour leur déplacement de service, elles ne peuvent faire valoir des frais que si ce mode de transport permet de réduire fortement les frais ou le temps de parcours. L’utilisation d’un véhicule privé est du reste soumis à une autorisation préalable. L’indemnisation est harmonisée à 70 centimes de francs par kilomètre (60 centimes au-delà de 9000 kilomètres par an).
Les déplacements de service effectués avec son propre deux-roues (vélo électrique, cyclomoteur ou moto) peuvent donner lieu à une note de frais. Pour un vélo électrique , par exemple, l’indemnité kilométrique s’élève à 20 centimes.
Texte: Lukas Reinhardt
Photo: Unsplash
Publié le 29.2.2024
Le défraiement dans la loi sur le personnel et l’ordonnance sur le personnel
Dans le canton de Berne, la prise en charge des frais professionnels est régie par la loi sur le personnel (LPers) et par l’ordonnance sur le personnel (OPers). La base de connaissances de l’Office du personnel fournit une bonne vue d’ensemble. Les montants maximaux figurent dans l’arrêté du Conseil-exécutif sur la fixation des traitements, des indemnités et de la valeur des prestations en nature servies au personnel cantonal, actualisé chaque année.
Les Directions et les offices ont leur propre règlement compte tenu du nombre de cas particuliers liés à l’activité professionnelle.