«Bin für drei Wochen in den Ferien und beantworte danach alle E-Mails»: Solche und ähnliche Abwesenheitsnotizen sind in der Arbeitswelt immer wieder zu lesen. Sie lösen jedoch mehr Fragen aus, als dass sie Antworten geben. Welche Informationen gehören in eine gute Abwesenheitsnotiz? Der «BEinfo»-Ratgeber hilft weiter.
Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz ist ein Zeichen von Professionalität und Höflichkeit. Sie informiert Mitarbeitende, Geschäftspartner und Kundinnen darüber, dass man vorübergehend nicht erreichbar ist und wann sie mit einer Antwort rechnen können. Jedes Unternehmen regelt Abwesenheitsnotizen unterschiedlich. Einige haben klar definierte Vorgaben, bei anderen herrscht Wildwuchs. Für Angestellte des Kantons Bern gibt es keine allgemeingültigen Vorgaben zur Abwesenheitsnotiz. Einzelne Ämter, wie beispielsweise das Personalamt, machen aber Empfehlungen und bieten ein Merkblatt als Orientierungshilfe.
Typische Fehler vermeiden
Das oben erwähnte Beispiel – eine Abwesenheitsnotiz ohne genaue Zeitangabe und ohne Kontaktangabe der Stellvertretung – beinhaltet vermutlich die beiden häufigsten Fehler, die man bei Abwesenheitsnotizen machen kann. Doch es gibt weitere Fallstricke: beispielsweise kein Interesse am Gegenüber zu zeigen. Formulierungen wie «In der Zeit lese ich keine Nachrichten» wirken unhöflich und desinteressiert. Ebenso problematisch ist es, zu viel Persönliches preiszugeben. Angaben wie «Ich liege vom 1. bis 15. am Strand von Mallorca» sind unnötig und können unprofessionell wirken.
Ein oft übersehener Punkt ist der Unterschied zwischen internen und externen Empfängerinnen und Empfängern. Eine Abwesenheitsnotiz sollte klar machen, ob sie für Mitarbeitende innerhalb des Unternehmens oder für externe Geschäftspartner gedacht ist, da die Erwartungen und Bedürfnisse unterschiedlich sein können. Auch das Fehlen einer Signatur kann zu Verwirrung führen, besonders in grossen Unternehmen – der Empfänger weiss möglicherweise nicht sofort, wer die Nachricht verfasst hat. Rechtschreibfehler beeinträchtigen die Professionalität der Abwesenheitsnotiz ebenfalls. Eine sorgfältige Überprüfung vor dem Absenden ist daher unerlässlich.
Schliesslich sollte man auch vermeiden, unpassend lustige Nachrichten zu schreiben. «Wenn ich nicht antworte, bin ich wohl weg» oder «Wenn Sie Fragen zum besten Drink an der Cocktailbar oder der beliebtesten Partylocation am Strand haben, bin ich Ihr Mann. Ansonsten wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Petra Muster» sind zwar humorvoll gemeint, können aber leicht missverstanden werden und unprofessionell wirken.
Inhalt einer professionellen Abwesenheitsnotiz
Eine gute Abwesenheitsnotiz sollte mindestens die drei folgenden Informationen enthalten:
- Ab wann man wieder arbeitet
- Was mit der Nachricht passiert
- Wer einem während der Abwesenheit vertritt
Wichtig bei einer Abwesenheitsnotiz ist auch die Anrede. Da man nie weiss, wer einem schreibt, empfiehlt sich eine neutrale und förmliche Anrede. Dies gilt auch für intern. In der Praxis hat sich ausserdem etabliert, dass man sich für die Nachricht bedankt. Bei der Angabe der Dauer der Abwesenheit ist es zentral, präzise und eindeutig zu sein. Aus der Nachricht «Ich bin bis zum 4. November nicht im Büro.» lässt sich nicht eindeutig herauslesen, ob die Person am 4. November noch abwesend oder bereits zurück ist. Besser sind deshalb Formulierungen wie «Ich bin am 4. November wieder im Büro.» Optional kann auch der Grund der Abwesenheit angegeben werden. Dies kann vor allem bei längeren Abwesenheiten, wie beispielsweise dem Mutterschaftsurlaub, sinnvoll sein.
Eine zentrale Information ist zudem, was mit der Nachricht passiert – sprich ob die Nachricht automatisch weitergeleitet wird und wer während der Abwesenheit Ansprechperson ist. Eine Abwesenheitsnotiz sollte wie jede andere E-Mail eine Grussformel inklusive Namen enthalten. Auch die Signatur ist wichtig, besonders wenn jemand schreibt, mit dem man bisher noch keinen Kontakt hatte. So weiss die Empfängerin oder der Empfänger sofort, mit wem sie es zu tun hat.
Hier ist ein Beispiel, wie eine Abwesenheitsnotiz aussehen könnte:
Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz
Sehr geehrte Damen und Herren / Liebe Kolleginnen und Kollegen
Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin am TT.MM.JJJJ wieder im Büro. Die E-Mails werden nicht gelesen oder weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an XY unter der E-Mail-Adresse xy@be.ch oder telefonisch unter 031 xxx xx xx.
Freundliche Grüsse
XY
Signatur
Wann brauche ich eine Abwesenheitsnotiz?
Grundsätzlich gilt die Faustregel, dass eine Abwesenheitsnotiz ab einer Abwesenheit von mehr als einem Tag eingerichtet werden sollte. Wenn sich die Kontakte gewohnt sind, dass man schnell antwortet, kann es aber auch sinnvoll sein, schon bei einer Abwesenheit von einem halben Tag eine automatische Antwort zu erstellen.
Die automatische Antwort muss zudem nicht genau in dem Moment aktiviert werden, in dem man den Computer herunterfährt und in die Ferien fahren will. Wenn kurz vorher noch eine E-Mail kommt, muss diese noch beantwortet oder weitergeleitet werden. Ist der Abwesenheitsassistent jedoch bereits eine Stunde vorher aktiviert, erhält der Absender der Nachricht schon die Information, dass man nicht verfügbar ist. Antwortet man dennoch, wird sich der Absender vermutlich nicht beschweren.
Text: Lukas Reinhardt
Illustration: Thibaut Muller
Veröffentlicht am 31.10.2024