Rédigez vos messages d’absence comme les pros

«Je suis en vacances pour trois semaines et répondrai à tous mes e-mails à mon retour.» Les messages d’absence comme celui-ci font partie du quotidien au bureau. Ils soulèvent toutefois plus de questions qu’ils n’apportent de réponses. Quelles informations un bon message d’absence doit-il fournir? Les bons conseils de BEinfo vous aident à y voir plus clair.

Un message d’absence bien rédigé est une marque de professionnalisme et de politesse. Il informe les collaboratrices et collaborateurs, les partenaires commerciaux et les clientes et clients que l’on est temporairement indisponible et leur indique quand ils peuvent s’attendre à recevoir une réponse. Chaque organisation fixe ses propres règles concernant les messages d’absence. Certaines ont des directives clairement définies, tandis que d’autres ne fixe aucune règle à ce sujet. Le personnel du canton de Berne ne dispose pas de directives générales pour les messages d’absence. Certains offices, comme l’Office du personnel, formulent toutefois des recommandations et mettent un mémento à disposition en guise d’orientation.

Éviter les erreurs courantes

Le message d’absence ci-dessus contient les deux erreurs qui sont probablement les plus fréquentes quand on rédige ce type de texte: pas d’indication précise de la date et de l’heure du retour ni des coordonnées de la personne suppléante. Mais il existe d’autres pièges, comme manquer d’égards envers l’expéditeur ou l’expéditrice. Des formulations telles que «Je ne lirai aucun message durant cette période» peuvent être perçues comme impolies et désinvoltes. Il n’est pas non plus recommandé de divulguer trop d’informations personnelles. Préciser les détails de son voyage, en écrivant par exemple «Je suis à la plage à Saint-Tropez du 1er au 15», est inutile et donne une impression de manque de professionnalisme.

La différence entre destinataires internes et externes et aussi trop souvent négligée. Un message d’absence devrait clairement indiquer s’il est destiné aux collaboratrices et collaborateurs de l’organisation ou aux partenaires externes, car leurs attentes et leurs besoins ne sont pas les mêmes. L’absence de signature peut également prêter à confusion, surtout dans les grandes organisations, où le ou la destinataire ne saura peut-être pas immédiatement de qui vient le message. Les fautes d’orthographe, perçues comme un signe de manque de professionnalisme, sont également à proscrire. Il est donc indispensable de relire attentivement son message d’absence avant de programmer son envoi.

Enfin, les messages comiques ou décalés devraient aussi être évités. «Si je ne réponds pas, c’est sûrement parce que je ne suis pas là» ou «Si vous souhaitez savoir quel est le meilleur cocktail du bar ou quel établissement organise les meilleures fêtes sur la plage, je suis votre homme. Pour toute autre question, veuillez vous adresser à ma collègue Madame Michu»: des formulations de ce type veulent de toute évidence déclencher un sourire. Le hic est qu’elles peuvent facilement être mal interprétées et, là encore, renvoyer une image non professionnelle.

Les points clés d’un message d’absence professionnel

Un bon message d’absence doit comprendre au moins les trois informations suivantes :

la date à laquelle on reprend le travail;
ce qu’il adviendra du courriel envoyé;
qui est la personne suppléante pendant l’absence.

Lorsqu’on rédige un message d’absence, il faut également prêter attention à la formule d’appel. Comme on ne peut pas savoir qui nous écrira, il est recommandé d’utiliser une formule d’appel neutre et formelle, même si le message est destiné aux collaborateurs et collaboratrices internes. En pratique, il est aussi d’usage de remercier l’expéditeur ou l’expéditrice pour son e-mail. Concernant la mention de la durée de l’absence, on veillera à être précis et à éviter toute ambiguïté. Le message «Je suis absent du bureau jusqu’au 4 novembre» laisse planer le doute: la personne sera-t-elle encore absente le 4 novembre ou déjà de retour? Pour éviter toute confusion, il vaut mieux reformuler ainsi: «Je serai de retour au bureau le 4 novembre.» Il est aussi possible d’indiquer le motif de l’absence, ce qui se justifie particulièrement en cas d’absence prolongée, comme un congé maternité.

Une autre information essentielle à inclure est ce qu’il advient du message: sera-t-il automatiquement transféré et à qui l’expéditrice ou l’expéditeur peut-il s’adresser durant notre absence? Comme tout autre e-mail, un message d’absence doit aussi comprendre une formule de salutation et le nom de l’auteur ou de l’autrice. La signature aussi est importante, surtout lorsqu’une personne avec qui on n’a jamais eu d’échange auparavant nous écrit. Ainsi, le ou la destinataire saura immédiatement à qui il ou elle a affaire.

Voici un exemple de message d’absence:

Exemple de message d’absence (externe / interne)

Bonjour / Chère collègue, cher collègue,

Merci beaucoup pour votre message.

Je serai de retour au bureau le JJ MM AAAA. Les e-mails reçus pendant mon absence ne seront ni lus ni transférés. En cas d’urgence, veuillez vous adresser à XY à l’adresse xy@be.ch ou par téléphone au 031 xxx xx xx.

Meilleures salutations,

Signature

Quand programmer l’envoi d’un message d’absence?

En règle générale, il y a lieu d’activer l’envoi d’un message d’absence pour toute absence d’une journée ou plus. Cependant, si l’on a l’habitude de répondre rapidement aux e-mails, il peut être judicieux de programmer une réponse automatique dès une demi-journée d’absence.

À noter que le message d’absence automatique ne devrait pas être activé au moment précis où l’on éteint l’ordinateur et où l’on se déconnecte officiellement pour partir en vacances: si un e-mail arrive à la dernière minute, il faudra encore y répondre ou le transférer. En revanche, si le répondeur automatique est déjà activé une heure avant, l’expéditeur ou l’expéditrice recevra déjà le message d’indisponibilité et ne se plaindra certainement pas si on répond encore à son message.