Künstliche Intelligenz wird zunehmend Teil des beruflichen Alltags, auch in der Verwaltung. Wer bereits mit einem Tool wie ChatGPT gearbeitet hat, weiss: Die Antworten können sehr hilfreich sein, manchmal aber auch unerwartet unpassend. Oft entscheidet die Art der Eingabe über die Qualität der Resultate. Der Fachbegriff dafür lautet Prompting. Dieser Ratgeber zeigt, worauf es beim Prompting ankommt, wie Sie gezielt eigene Prompts formulieren und welche Techniken sich im Verwaltungsalltag besonders bewähren.
Prompting bezeichnet das gezielte Formulieren von Anweisungen oder Fragen an eine Künstliche Intelligenz (KI). Diese Eingabe, der sogenannte Prompt, beeinflusst, wie sinnvoll, strukturiert oder hilfreich die Antwort der KI ausfällt. Prompting heisst demnach: gezielt fragen oder beauftragen. Das funktioniert ähnlich wie bei einer guten Anfrage per E-Mail: Je klarer und zielgerichteter die Anfrage, desto besser die Antwort. So jedenfalls im Idealfall.
Die Arbeitsgruppe KI des Kantons Bern gibt mit den neuen KI-Tipps eine praxisgerechte Arbeitsunterstützung. Die wichtigsten Punkte daraus finden sich in diesem Artikel zusammengefasst.
Erst denken, dann prompten
Die Nutzung von KI-Tools erfordert einen bewussten und verantwortungsvollen Umgang mit Daten.
Die meisten KI-Tools funktionieren cloudbasiert, deshalb dürfen Sie als Kantonsangestellte keine vertraulichen oder personenbezogenen Informationen eingeben. Zudem klingen die KI-Antworten oft überzeugend, sind aber nicht automatisch korrekt oder vollständig. Deshalb gilt:
1. Datenschutz
- Keine Personendaten oder schützenswerten Informationen eingeben
- Nichts, was dem Amts- oder Berufsgeheimnis unterliegt
- Sensible Inhalte vorher anonymisieren oder umformulieren
2. Qualitätssicherung
- Ergebnisse immer fachlich und sprachlich kontrollieren
- Bei Unsicherheiten: Rücksprache mit Fachpersonen halten
Weitere Informationen hierzu finden sich im Merkblatt generative KI.
Personalisieren lohnt sich
Viele KI-Tools lassen sich auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden. Das spart Zeit und verbessert die Qualität der Antworten, besonders dann, wenn regelmässig mit ähnlichen Aufgaben gearbeitet wird. In ChatGPT beispielsweise lässt sich unter ‹Einstellungen› → ‹Personalisierung› → ‹Individuelle Hinweise› festlegen, wie die KI antworten soll:
- sachlich, freundlich oder formell
- geeignet für Fachpersonen, die Bevölkerung oder bestimmte Zielgruppen
- mit einfacher Sprache, klarer Gliederung oder kreativen Elementen
Schritt für Schritt zu besseren Eingaben
Gut strukturierte Prompts führen zu besseren Ergebnissen. Die folgenden Schritte haben sich in vielen Anwendungsbereichen bewährt. Sie können nach Belieben ergänzt oder reduziert werden, es gibt keine allgemeingültige Formel. Experimentieren Sie und finden Sie Ihren Stil. Das folgende Beispiel zeigt die Anwendung direkt im Kontext der Erstellung dieses Artikels:
1. Rolle zuweisen
Prompt: «Du bist Redaktorin mit Erfahrung in Behördenkommunikation und einem guten Gespür für klare, sachliche Sprache.»
Warum: Die Zuweisung einer Rolle hilft der KI, Sprachebene, Perspektive und Zielgruppenbezug besser einzuordnen.
2. Ziel definieren
Prompt: «Verfasse einen Artikel über das Thema Prompting für die Mitarbeitenden der Kantonsverwaltung Bern.»
Warum: Klare Ansage = klarer Fokus
3. Aufgabe konkretisieren
Prompt: «Strukturiere den Artikel in sinnvolle Abschnitte mit Zwischenüberschriften, erkläre zentrale Begriffe verständlich und berücksichtige die Kommunikationsrichtlinien des Kantons.»
Warum: Ein konkret beschriebener Rahmen verbessert die inhaltliche Qualität und Relevanz der Antwort.
4. Format definieren
Prompt: «Der Artikel soll zirka 600 Wörter umfassen und in Fliesstext mit Zwischenüberschriften gegliedert sein.»
Warum: Eine Formatvorgabe ermöglicht das Resultat sofort weiterzuverwenden.
5. Kontext hinzufügen
Prompt: «Der Artikel erscheint im Intranetmagazin BEinfo. Zielgruppe: Mitarbeitenden ohne vertiefte Erfahrung im Umgang mit KI.»
Warum: So kann die KI die Tonalität, Tiefe und Beispiele passend zur Zielgruppe gestalten.
6. Schreibstil festlegen
Prompt: «Verwende eine sachliche, neutrale und gut verständliche Sprache. Achte auf eine klare Struktur.»
Warum: Ein definierter Stil trägt zur Verständlichkeit und Konsistenz bei und orientiert sich am internen Sprachgebrauch.
Weitere hilfreiche Techniken im Überblick
Je nach Aufgabe können zusätzliche Techniken den Prompt noch wirkungsvoller machen:
- One-Shot Prompting:
Die KI erhält ein einzelnes Beispiel zur Orientierung.
Beispiel: «Hier ist ein Artikel über KI. Verfasse einen ähnlichen Artikel über das Thema Prompting.»
- Meta-Prompting:
Die KI prüft und verbessert bestehende Texte.
Beispiel: «Dieser Artikel über das Thema Prompting ist für die interne Kommunikation gedacht. Prüfe den Text auf Verständlichkeit und Tonalität. Was kann ich verbessern?»
- Chain of Thought:
Die KI legt ihre Denkweise offen und strukturiert komplexe Aufgaben, ideal bei längeren oder mehrstufigen Aufgabenstellungen. Beispiel: «Erkläre Schritt für Schritt, wie man mit der Prompt-Formel einen Artikel für das Intranet der Verwaltung plant und formuliert. »
Text: Gil Lafranchi
Veröffentlicht am 29.4.2025
Noch unsicher? Lernangebote machen den Einstieg leichter
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Arbeitsalltag bietet grosses Potenzial vorausgesetzt, man weiss, wie man die Tools sinnvoll nutzt. Damit der Umgang mit KI sicher, verantwortungsvoll und produktiv gelingt, braucht es entsprechendes Wissen und ein bisschen Übung. Der Kanton Bern unterstützt Sie dabei mit praxisnahen Lernangeboten.
Auf der Lernplattform des Kantons Bern finden Sie unter dem Suchbegriff «KI» verschiedene interne Schulungen, die laufend erweitert werden.
Zusätzlich lohnt sich ein Blick auf die Plattform Digiz, wo externe E-Learnings zum Thema KI angeboten werden, auch hier einfach «KI» ins Suchfeld eingeben.
Einen ausführlichen Überblick zum Thema Prompting bietet die neue Arbeitsunterstützung «KI-Tipps Prompting».