Ab dem 1. Mai 2025 gibt es kantonsweit ein neues Intranet mit dem Namen IntraBE. Doch auf was können sich die Kantonsangestellten freuen? «BEinfo» hat mit Thomas Weiss, dem Projektverantwortlichen fürs neue Intranet, gesprochen und liefert Antworten auf die drängendsten Fragen.
Kantonsmitarbeitende verschiedener Direktionen treffen sich fürs Intranet-Fotoshooting.
Was bringt das neue Intranet?
Die Kantonsangestellten können sich auf ein personalisiertes Intranet mit aktuellen Inhalten, mit modernem Erscheinungsbild und vor allem mit einer übergeordneten und thematischen Sicht auf die Informationen freuen. Das heisst beispielsweise, dass wenn ich als Mitarbeiter etwas zum Thema Personelles suche, ich dies an einem Ort gebündelt finde. Das Intranet soll neu als ein Gemeinsames daherkommen. Ein weiterer Mehrwert ist zudem das Zusammenspiel des Intranets mit MS Teams.
So ist das Intranet auch über Teams verfügbar und alle, die Teams auf dem Handy installiert haben, können auch das Intranet mobil nutzen.
Bisher waren es neun verschiedene Intranets der Direktionen, der Staatskanzlei und der Justiz. Die sollen nun also in einem gemeinsamen und dennoch personalisierten Intranet zusammengefasst werden. Wie geht das?
Neu ist jede Person im Intranet persönlich angemeldet. Das gibt uns die Möglichkeit, Inhalte zu personalisieren. Je nachdem, in welcher Direktion oder in welchem Amt ich arbeite, wird über die Informationen ein Filter gelegt. Das hat nichts mit Berechtigungen zu tun, die Informationen im Intranet sind grundsätzlich offen für alle Angestellten. Um die Informationsflut aber zu ordnen, braucht es eine Personalisierung. Das heisst über aktuelle News oder Veranstaltungshinweise werde ich aufgrund meines im System hinterlegten Amts informiert. In meinem Fall heisst das, da ich beim KAIO arbeite erhalte ich Informationen des KAIO, der Finanzdirektion und News, die den ganzen Kanton betreffen.
Und inwiefern wird ein einziges, gemeinsames Intranet geschaffen?
Das zeigt sich vor allem in den Querschnittsthemen wie Personelles, Informatik oder Kommunikation, die es in allen Direktionen gibt. Hier war eine der Herausforderungen, eine gemeinsame Struktur und Organisation zu schaffen. Neu an der Informationsarchitektur ist, dass bei den Querschnittthemen sowohl kantonale als auch Direktions- bzw. Amtsinformationen auf derselben Intranetseite zu finden sind. Wichtig dabei ist, dass die Redaktorinnen und Redaktoren aus den einzelnen Direktionen ein gemeinsames Verständnis für das neue Konzept entwickeln. Nur so können wir eine übergreifende, positive «User Exeprience» erreichen, die den Benutzenden hilft, sich schnell und zielführend zu orientieren.
Das bedingt, dass nicht alles Bestehende 1:1 ins neue Intranet migriert werden kann. Wie wurde festgelegt, was übernommen, was neu gemacht und was gestrichen werden kann?
Wir haben absichtlich nie von Migration gesprochen, sondern immer gesagt, es geht um eine Inhaltserstellung. Selbstverständlich können einzelne fachliche Inhalte 1:1 kopiert werden, aber es muss in eine neue Struktur oder, wie wir im Fachjargon sagen, neue Informationsarchitektur gebracht werden. Deshalb haben wir die Inhalte der bestehenden Intranets angeschaut, teils neu erarbeitet und wo nötig an die neue Struktur angepasst.
Gibt es dafür ein Beispiel?
Wenn neue Mitarbeitende beim Kanton beginnen, gibt es allgemeingültige Informationen, welche das Personalamt bereitstellt. Diese Informationen haben wir neu strukturiert und aufbereitet. Anschliessend haben die zuständigen Redaktorinnen und Redaktoren der Direktionen den Abgleich dieser Informationen gemacht und geschaut, wo es noch direktionsspezifische Präzisierungen braucht und diese auf derselben Intranetseite ergänzt. Diese Direktionsinhalte sind visuell klar abgegrenzt von den kantonalen Informationen.
Beim aktuellen Intranet ärgern sich viele, dass sie Informationen nur schwer finden. Wird die Suchfunktion im neuen Intranet besser?
Jein. Ja, weil mich die neue Suchfunktion persönlich sehr überzeugt. Sie sucht kontextbasiert und es gibt Filtermöglichkeiten. Zudem wird die ganze M365-Welt durchsucht und es werden beispielsweise auch Treffer im MS Teams angezeigt. Zudem haben wir neu auch die Möglichkeit die Resultate auf die häufigsten Suchanfragen zu gewichten. Der Nein-Anteil in meinem Jein kommt davon, dass ich der Meinung bin, dass eine Suche immer nur so gut ist wie der Content. Und wenn wir Inhalt beispielsweise zu stark in PDFs verstecken, ist es nicht benutzerfreundlich und es wird viel schwieriger, die Informationen effizient zu finden. Deshalb hat eine gute Suchfunktion viel mit der Aufbereitung der Inhalte zu tun.
Ab wann können wir mit dem neuen und attraktiveren Intranet arbeiten?
Wir sind derzeit im Schlussspurt mit der Inhaltserstellung. Wir wollen uns aber auch noch etwas Zeit nehmen für die Qualitätssicherung. Der Wechsel vom alten auf das neue Intranet ist für den 1. Mai 2025 vorgesehen.
Sie sind neugierig, wie Ihr neues Intranet aussehen wird? Informieren Sie sich auf der Projektseite in Sharepoint. Sie wird laufend aktualisiert.
Interview: Lukas Reinhardt
Veröffentlicht am 27.2 2025
IntraBE: So heisst Ihr neues Intranet!
Nun steht der Name fest: Das neue Intranet des Kantons Bern wird IntraBE heissen! «BEinfo» hat in der Dezemberausgabe aufgerufen, Namensvorschläge für das neue Intranet einzureichen. Über 250 Vorschläge sind eingegangen und 13 daraus wurden in einem Online-Voting durch die Kantonsangestellten bewertet.
Die Beteiligung der Mitarbeitenden war gross. «IntraBE» war einer von insgesamt 250 eingereichten Namensvorschlägen. Er hat sich im finalen Voting mit 911 von 4000 Stimmen deutlich durchgesetzt. An zweiter Stelle schaffte es mit 766 Stimmen «BEinside», auf den dritten Platz «myBE». Für den Namen «Intranet» stimmten 460 Kantonsmitarbeitende (vierter Rang).
9 Personen haben den nun gewählten Namen IntraBE vorgeschlagen. Per Losentscheid wurde eine dieser Personen für den Hauptpreis gewählt: Tuxa Ayús Pellitero (DIJ) gewinnt eine Bärner Meitschi Brunchbox 2025. Daneben wurden unter allen anderen Teilnehmenden zusätzlich drei Schachteln Bärner Mutzli des Berner Chocolatiers Casa Nobile verlost. Die Gewinnerinnen und Gewinner sind:
- Silvia Inderbinen-Brigger (DIJ)
- Christoph Binggeli (FIN)
- Ralph Disler (BVD)