Le nouvel intranet du canton est prêt à éclore ce printemps

Les collaboratrices et les collaborateurs vont découvrir un intranet personnalisé, avec des contenus à jour, un design moderne et, surtout, une structure thématique claire. En d’autres termes, si une personne cherche des informations en lien avec les ressources humaines, elle trouvera toutes les informations regroupées à un seul et même endroit. Le nouveau portail intranet est donc conçu comme une plateforme centralisée. En plus, il est désormais couplé à MS Teams et accessible depuis cette application. Les personnes qui ont Teams sur leur smartphone pourront ainsi le consulter depuis leur téléphone.

Sur le nouveau portail, les utilisatrices et les utilisateurs seront connectés de manière personnelle, ce qui nous permet de personnaliser le contenu qui s’affiche. Les informations peuvent ainsi être filtrées en fonction de la Direction ou de l’office dans lequel le collaborateur ou la collaboratrice travaille. J’insiste sur le fait qu’il s’agit bien de filtres et non de droits d’accès, car les informations sur l’intranet sont en principe accessibles à tout un chacun. Cela dit, la personnalisation est essentielle pour réguler le flux d’informations qui s’affiche dans le portail. Les actualités ou les annonces d’événements changeront en fonction des données saisies dans les paramètres du système: dans mon cas, comme je travaille à l’OIO, je vais voir des informations propres à l’OIO et à la Direction des finances ainsi que des actualités qui concernent l’ensemble du canton.

Ces spécificités du nouvel intranet sont surtout visibles dans la nouvelle navigation: celle-ci s’articule désormais autour de thèmes communs à toutes les Directions, comme les ressources humaines, l’informatique ou la communication. Il a fallu mettre en place tout une nouvelle architecture d’informations, autrement dit créer une structure et une organisation communes. C’est un véritable défi en soi. Pour les thèmes transversaux, la même page intranet regroupe désormais aussi bien les informations visant l’ensemble du canton que celles propres aux Directions et aux offices. Il est donc essentiel que les rédactrices et rédacteurs des diverses Directions développent une même compréhension du nouveau concept. C’est le seul moyen d’offrir une expérience globale positive, qui permettra aux utilisateurs de s’y retrouver rapidement. 

Nous préférons parler de «création de contenus» plutôt que de «migration» pour une raison simple: si certains contenus spécialisés pourront bien évidemment être copiés tels quels, ils devront tout de même être intégrés dans la nouvelle architecture d’informations. C’est pourquoi nous avons passé en revue tous les contenus de l’intranet actuel, en avons entièrement remanié une partie et les avons adaptés à la nouvelle structure lorsque cela était nécessaire. 

Lors de l’engagement d’une collaboratrice ou d’un collaborateur, l’Office du personnel met à sa disposition des informations d’ordre général. Nous avons réorganisé ces informations, puis les rédactrices et rédacteurs compétents des Directions les ont harmonisées et vérifiées, ajoutant si nécessaire des précisions propres à l’une ou l’autre Direction sur la même page intranet. L’affichage de ces contenus liés aux Directions est clairement délimité par rapport aux informations cantonales.

Oui et non. Oui, dans la mesure où je trouve la nouvelle fonction de recherche très efficace. La recherche s’effectue en fonction du contexte et peut être affinée en appliquant des filtres. Elle porte par ailleurs sur l’ensemble de l’environnement M365, affichant même des résultats provenant de MS Teams par exemple. Il existe encore la possibilité de pondérer les résultats en fonction des recherches les plus fréquentes. Et non, car je suis d’avis que l’efficacité d’une recherche dépend de la qualité du contenu. Et si nous publions trop de contenus au format PDF par exemple, non seulement ce n’est pas convivial, mais c’est aussi plus difficile de trouver les informations. L’efficacité de la fonction de recherche dépend donc beaucoup de la manière dont le contenu est élaboré. 

Nous sommes à bout touchant avec la création de contenus. Nous voulons encore nous réserver du temps pour effectuer une assurance qualité. Le passage de l’ancien portail intranet au nouveau est prévu pour le 1er mai 2025. 

Hâte de voir à quoi ressemblera votre nouvel intranet? Rendez-vous à la page du projet dans le Sharepoint. Elle est continuellement mise à jour. La page-type n’existe qu’en allemand pour le moment, mais elle sera disponible en français très bientôt.

Interview: Lukas Reinhardt
Publié le 27.2 2025