Le nouvel intranet prend peu à peu forme: les rédactrices et les rédacteurs de toutes les Directions et de la Chancellerie d’État ont commencé à se familiariser avec la nouvelle architecture. Ils sont en train d’en élaborer les contenus. La grande nouveauté: tous les contenus aujourd’hui disséminés dans les intranets propres aux Directions seront regroupés sous différentes rubriques du nouveau portail.
Neuf fleurs rassemblées dans un bouquet: c’est la métaphore qui illustre le concept du nouvel intranet cantonal. Son but est beaucoup moins abstrait: il s’agit de rassembler sous un seul toit les neuf intranets des Directions d’ici avril 2025. L’ensemble des agentes et agents cantonaux auront ainsi accès à ce portail, où ils trouveront toutes les informations qui leur sont utiles au quotidien – d’où le nom du projet «myPortal@BE». Au cours des derniers mois, une équipe représentant toutes les Directions, la Chancellerie d’État et la justice a développé la structure des contenus du nouvel intranet ainsi qu’un concept organisationnel. Le nouvel intranet remplacera la solution actuelle, qui ne sera bientôt plus prise en charge sur le plan technique. Il fonctionnera désormais avec l’outil Sharepoint de Microsoft.
Un intranet commun avec un cockpit personnalisé
Maintenant que la phase conceptuelle est bouclée, la rédaction des nouveaux contenus bat son plein. Dans chaque Direction, les rédactrices et les rédacteurs puisent dans leur intranet actuel pour créer les nouveaux contenus, qu’ils intègreront ensuite dans Sharepoint. Mais pas question de les concevoir comme avant: à l’avenir, toutes les informations importantes et les supports de connaissances seront regroupés par thème dans un nouveau portail centralisé. Une rubrique sera dédiée aux questions liées au quotidien professionnel: lorsque des collaborateurs et des collaboratrices du canton voudront par exemple se renseigner sur la possibilité de prendre un congé de formation ou sur les formations continues proposées, ils trouveront toutes les informations sous l’onglet dédié aux questions de personnel. Pour en savoir plus sur la planification financière ou les offres d’assistance pour les questions TIC, ils pourront se rendre sur les onglets dédiés aux finances ou à l’informatique. En outre, une rubrique consacrée à l’innovation et aux échanges regroupera toutes les informations liées aux thématiques qui concernent l’avenir du canton, telles que la mobilité.
Les offices/groupes de produits ainsi que les Directions garderont une place de choix dans le nouvel intranet. En plus de contenir des informations destinées à toute l’administration, le portail aura aussi un espace personnalisé où apparaîtront des informations propres aux Directions et aux offices, ainsi que des thématiques spécialisées. Ce qui change concrètement par rapport à l’intranet actuel, c’est qu’il n’y aura plus besoin de naviguer entre l’intranet des Directions et celui du canton, puisque toutes les informations seront centralisées sur une plateforme unique. L’information circulera donc de manière plus fluide au sein de l’administration.
Le nouveau portail rassemblera aussi toutes les nouvelles importantes pour les collaboratrices et les collaborateurs. L’ensemble de la communication interne officielle y sera répertoriée à l’avenir. Le nouvel intranet remplacera aussi les newsletters envoyées par le canton, les Directions et les offices: au lieu de recevoir par courriel périodique (dans un «BEinfo-Flash») des informations détaillées sur le nouveau programme de formation, les mesures salariales pour l’année suivante ou le prochain entretien d’évaluation, vous les retrouverez toutes sur la page d’accueil de votre intranet dès le printemps prochain.
Hâte de voir à quoi ressemblera votre nouvel intranet? Rendez-vous à la page du projet dans le Sharepoint. Elle est continuellement mise à jour. La page-type n’existe qu’en allemand pour le moment, mais elle sera disponible en français très bientôt.
Quel nom pour le nouvel intranet?
L’intranet revêt un rôle central dans la communication, la collaboration et le réseautage au sein d’une organisation – d’où l’importance d’avoir un intranet moderne, qui soit en phase avec l’identité de cette dernière. Donner un nom à un intranet contribue à renforcer la connexion émotionnelle des usagers de la plateforme. Dans l’idéal, ce nom doit en dire long sur l’objectif visé.
Envie de nous faire part de vos idées? Vous pouvez nous transmettre vos suggestions de nom jusqu’au 20 décembre et, avec un peu de chance, remporter un prix.
Merci d’avance de votre contribution!
Texte: Catherine Arber
Publié le 5.12.2024