Comme son nom l’indique, l’entretien d’évaluation périodique (EEP) est avant tout l’occasion d’une discussion. Pour les responsables hiérarchiques comme pour leurs collaboratrices et collaborateurs, il s’agit de prendre le temps de tirer un bilan de l’année et d’envisager l’avenir. Quant aux modalités de l’entretien – forme et rythme – les deux parties ont toute latitude pour les définir à leur guise. À cet effet, l’Office du personnel a d’ailleurs simplifié les formulaires EEP et remanié les moyens auxiliaires.
Même si son nom dit bien ce qu’il veut dire, ce rendez-vous annuel n’est pas toujours perçu comme tel. En effet, cet entretien, que la loi exige de mener une fois par an, est souvent ressenti comme une obligation. Les responsables hiérarchiques remplissent le formulaire et discutent des différents points avec les collaboratrices et collaborateurs, qui les complètent en espérant obtenir une bonne évaluation (et une augmentation de salaire). Or, il s’agit en réalité de tout autre chose, comme le souligne Patricia Rink, de l’Office du personnel: «Les deux parties doivent avoir du plaisir à cet entretien, qui est l’occasion de préciser motivations et objectifs de développement.» De fait, tant les responsables hiérarchiques que les collaboratrices et collaborateurs doivent profiter de cette pause dans le quotidien professionnel pour porter un regard à la fois rétrospectif et prospectif sur la situation, dans un esprit constructif. Pour favoriser cette approche, l’Office du personnel a d’ailleurs remanié le processus EEP. Les nouveaux formulaires et outils seront disponibles à compter du 15 septembre dans l’outil MAGplus et sur Internet.
Une approche tout en souplesse
On le constate d’emblée: l’Office du personnel a considérablement simplifié le formulaire EEP. Pour une raison évidente: un bon EEP nécessite une certaine préparation, suffisamment de temps et beaucoup de franchise. Désormais, le formulaire sert donc simplement de support, explique Patricia Rink. Les personnes concernées peuvent traiter les différents champs thématiques et l’entretien proprement dit comme bon leur semble. Car elles savent mieux que quiconque ce qui est judicieux et utile pour elles. Elles peuvent par exemple procéder à l’évaluation et à l’accord sur les objectifs lors d’un seul et même entretien ou, si besoin, y consacrer deux entretiens distincts. La salle de conférence est trop rébarbative? Rien ne les empêche de mener cette discussion lors d’une promenade. Prévoir le bilan de mi-parcours non pas à une date précise, mais quand l’objectif le plus important de l’année est atteint? Pourquoi pas. Intégrer les retours des collègues ou des clientes et clients dans l’entretien? C’est envisageable.
Les véritables spécialistes, ce sont les collaboratrices et les collaborateurs
Le nouveau processus «MAGplus» met en avant les collaboratrices et collaborateurs. «Ce sont les véritables spécialistes de leur fonction», commente Patricia Rink. Ils sont les premiers concernés par les hauts et les bas de leur fonction. Il est donc logique qu’on leur donne davantage la parole et qu’ils puissent exprimer leur point de vue. Ils peuvent notamment suggérer des améliorations que leurs responsables hiérarchiques n’avaient pas identifiées. Par ailleurs, les collaboratrices et collaborateurs auront bientôt la possibilité, comme les responsables hiérarchiques, de rédiger des notes dans l’outil MAGplus en cours d’année. Ces dernières seront visibles dans le formulaire EEP, si leurs auteurs les valident. Les collaboratrices et collaborateurs se prépareront à l’entretien en remplissant leur propre formulaire et ne se contenteront plus de compléter les déclarations de leurs responsables. «Le nouveau formulaire EEP doit vraiment mettre en lumière les deux perspectives», poursuit Patricia Rink.
Processus d’évaluation: des changements dès 2024
Les documents MAGplus remaniés seront disponibles à partir du 15 septembre sur www.be.ch/eep et dans l’outil «MAGplus». Tant les responsables hiérarchiques que les collaboratrices et collaborateurs y trouveront des documents d’aide, et prochainement même une vidéo explicative. À compter du 15 septembre, les accords sur les objectifs pourront être réalisés à l’aide des nouveaux documents. Le processus d’évaluation 2023 sera toutefois encore effectué avec les formulaires actuels. Dès 2024, il fera lui aussi l’objet d’une refonte afin de mieux refléter l’intention principale de l’évaluation globale: mettre en regard la personne et son poste. Lorsque comportement et prestations satisfont pleinement aux exigences du poste, le résultat de l’évaluation se situe au milieu de l’échelle. Les écarts à droite et à gauche doivent aboutir à des mesures appropriées.
Plus d’informations sur Internet: www.be.ch/eep
Plus d’informations sur l’intranet (réservé au personnel du canton): MAGplus - Intranet Office du personnel du canton de Berne
Texte: Catherine Arber
Illustration: Tim Burkhalter
Publié le 31.8.2023